Susah Menyelesaikan Pekerjaan, karena Nggak Pernah Punya Cukup Waktu? Coba Cek Dengan Log Activity

Last Updated on: 8th May 2024, 10:48 am

“Eh, udah hari Kamis? Waduh, cepat sekali waktu berlalu, ya? Tahu-tahu udah weekend aja! Mana to-do list belum kelar semua!”

Sahabat RPB sering ngedumel, gitu nggak, sih?

Saya sering banget seperti itu, heran sendiri “kemana perginya waktu”, Habis itu langsung merutuk, sebel karena suka menunda pekerjaan, atau nggak pernah bisa menyelesaikan target yang sudah dibuat sendiri.

Oke, kendala tidak produktif memang ada, dan rasanya sudah berusaha maksimal, tapi kenapa kerjaan kok nggak pernah bisa tepat waktu ya? Well, where did the time go away?

Susah menyelesaikan pekerjaan karena kurang waktu? Cek dulu kemana perginya waktumu!

Seharusnya dengan tidak pernah menunda pekerjaan, atau melakukan trik “just do it” saja, waktu seharusnya sudah rapi. Toh, jika konsisten melakukan, harusnya tidak ada lagi alasan waktu tertunda. Tapi kenapa ya. waktu sepertinya tidak pernah cukup?

Karena alasan seperti diatas lah, saya masih sering berlangganan newsletter produktivitas. Dan memang ada banyak teori atau pun practical tips untuk mengatasi masalah seperti diatas, beberapa sudah saya coba, beberapa malah belum sempat saya baca. 😀

Begitulah, ada banyak artikel tentang produktivitas di luar sana yang dapat membantu menyelesaikan semua pekerjaan, dan tetap happy. Saking banyaknya artikel, malah bisa membuat kita tidak bisa menyelesaikan satu pun pekerjaan karena sibuk membaca.

Jadi, kalau selalu merasa kehabisan waktu, musti gimana dong? Tumpuk saja semua pekerjaan?

Tentu enggak dong, digelar aja, biar nggak bertumpuk. Tetap harus cari jalan keluar untuk menyelesaikan pekerjaan ang menjadi tanggung jawab kita.

Karena masalahnya pada waktu, kita balikin aja ke dasarnya; tracking “sebenarnya kita gunakan untuk apa saja waktu kita?”

Log activity, trik untuk mengetahui penggunaan waktu kita

“Si ono punya anak, kerja, tapi blog-nya yang berderet itu kok bisa update semua ya? “

“Si B, punya anak, rajin ke event, rumah selalu rapi, bisnisnya pun bisa lebih dari dua. Kalau mereka bisa kenapa aku nggak bisa, sih? Waktu mereka tetap 24 jam, kan?“

Orang-orang dengan banyak kegiatan itu, jangan-jangan punya jam Dumbledore, ya, jadi mereka bisa mengundurkan dan memajukan waktu agar bisa menyelesaikan pekerjaan dengan rapi.

Ya, itu mungkin banget terjadi kalau kita hidup di dunia Harry Potter. Sayangnya, kita hidup di dunia nyata, yang waktunya fix 24 jam, dan tidak ada teknologi satupun yang dapat memajukan atau mengundurkan waktu.

Jadi, daripada halu hidup di dunia sihir, lebih baik cek saja, kita gunakan untuk apa saja waktu kita sehari-hari. Istilah kerennya sih, log activity. 

Cara kerja log activity

Trancking time dua hari waktu saya

Seperti halnya log activity pada handphone, log activity ini juga berfungsi sama, mencatat setiap menit yang kita gunakan.

Awal melakukan log activity, saya menuliskan pada selembar kertas semua kegiatan yang saya lakukan.

Tapi kadang saya lupa mencatat waktu yang saya gunakan untuk memeriksa email, obrolan di WAG, membaca update di telegram, dan pemberitahuan Facebook. Padahal justru aktivitas kecil-kecil ini yang ingin saya telusuri, karena saya curiga, saya terlalu menghabiskan banyak waktu untuk melakukan printhilan kegiatan ini.

Selain itu saya kadang juga lupa, jam berapa saya memulai waktu melakukan pekerjaan. Sehingga, catatan saya hanya perkiraan saja.

Akhirnya saya memutuskan untuk menggunakan aTimeLogger. Dengan aplikasi ini saya dapat dengan mudah melacak waktu yang saya gunakan untuk beraktivitas; baik yang berhubungan dengan pekerjaan lansung ataupun tidak.

Dari log activity ini, akhirnya saya bisa tahu jika waktu untuk mencuci baju bisa sampai tiga jam, waktu untuk memeriksa media sosial bisa sampai satu jam lebih.

Manfaat melakukan log activity

Luangkan beberapa menit, untuk membuat log activity

Sebetulnya melacak bagaimana kita menggunakan waktu dalam sehari, bukanlah cara yang menyenangkan. Malah bisa jadi juga menghabiskan waktu (beberapa menit) dalam keseharian kita. Apalagi bila kita bukan tipe orang yang menyukai terkoneksi dengan handphone sepanjang waktu.

Namun dengan “menghabiskan beberapa menit” dalam sehari itu, kita akan mendapat keuntungan jangka panjang. Seperti lebih produktif dalam bekerja, dan terbiasa mengefektifkan penggunaan waktu setiap saat.

Untuk lebih spesifiknya, berikut beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari mencatat penggunaan waktu sehari-hari

#1. Membangun dasar produktivitas

Setiap kali bicara atau menulis tentang mengatur waktu, saran yang saya tulis adalah jujur pada diri sendiri, dan ketahui dulu pola aktivitas sehari-hari.

Saat kita ingin mengatur waktu tentu kita harus tahu ‘kan, apa saja yang kita lakukan sehari-hari; berapa lama ngobrol, berselancar di beranda Facebook, mencuci baju, belanja, dan lain sebagainya?

Tanpa tahu bagaimana kita menggunakan waktu, akan sangat susah untuk meningkatkan produktivas waktu harian kita.

#2. Sadar berapa banyak waktu yang kita gunakan dengan berlebihan

Sebagai freelancer, dulu memeriksa email sering saya letakkan di paling awal. Ya, siapa tahu ada aplikasi job yang nyangkut, gitu. Tapi sayang, dengan nangkringnya email di urutan pertama, seringkali saya malah tidak dapat pindah ke to do list berikutnya.

Kenapa? Keasikan bersihin email yang nggak penting! Seperti membuka newsletter, browsing, mengelompokkan ide dan masih banyak lagi. Kalau koneksi data sedang lancar sih, bisa cepat, tapi kalau sedang termehek-mehek …. duh, bisa sampai sejam lebih. Begitu masuk ke jadwal kedua, teng tong! Waktu menulis hanya tersisa 2 jam!

Bukan salah email, bukan pula salah banyaknya blog yang saya punya (*ngeles), tapi salah saya tidak memiliki prioritas dalam bekerja, plus alokasi waktu saya yang tidak tepat.

Memeriksa email memang kerja, tapi membersihkan email, merapikan folder, bisa dilakukan nanti. Ya, pekerjaan tersebut penting, tapi bisa dilakukan nanti. Seharusnya jika tidak ada pemberitahuan di folder utama, ya sudah, tutup. pindah ke to do list berikutnya.

Begitulah, kita sering melakukan hal-hal yang menurut kita penting, padahal sebetulnya tidak. Atau kalaulah penting, sebetulnya bisa dikerjakan nanti, saat ada waktu senggang, seperti saat menunggu anak pulang sekolah, antri dikasir, atau malah saat sedang bepergian di atas bis.

#3. Sadar terlalu banyak mengabaikan waktu

Tulisan diatas bener nggak, sih? Internet atau media sosial bisa menjadi electronic vampire, menyedot setiap menit dan waktu kita. Pernah cek berapa waktu yang kita habiskan untuk media sosial setiap hari?

Ah, cuma beberapa menit kok? Paling lima menit.

Betul, mungkin hanya lima atau sepuluh menit. Tapi jika dilakukan berkali-kali, dan kemudian dikumpulkan, waktu yang kita habiskan untuk berada di media sosial bisa sampai 1,5 jam jam, lho. Tidak percaya? Ini bukti waktu saya habiskan untuk “sekedar” ngecek job, dan percakapan di WA.

Cek media sosial yang hanya satu dua detik, ternyata bisa sampai 1,5 jam sehari

Satu setengah jam sehari berarti satu minggu 10,5 jam…! Nah baru terasa kan, berapa waktu yang sudah dihabiskan hanya dari sedetik, dua detik itu?

#4. Motivasi untuk tidak buang-buang waktu lagi

Eh, saya pernah lho, buat survey di IG story tentang kebiasaan kita yang tidak sesuai tujuan. Waktu itu iseng tanya, niat hati ingin cari referensi, tapi akhirnya malah jadi browsing kemana-mana; stalking akun gosip, blognya mantan, kepoin IG si Princess dan masih banyak lagi. Dan ternyata, hasilnya 60% dari temen-temen saya banyak yang sering gagal fokus.

Sering galfok juga nggak Sahabat?

Dengan melakukan time tracking, saya merasa fokus saya lebih mudah kembali.

Seperti yang terjadi pagi ini. Saat saya hendak melanjutkan artikel ini, pas hendak login ke blog, ternyata Wifi belum hidup. Waktu menghidupkan tersebut saya gunakan untuk membuka browser cek akun IG, memeriksa notif Facebook dan chat grup.

Tanpa saya sadari, aTimeLogger sudah menunjukkan angka 20 menit, dan hal itu memotivasi saya menutup tab obrolan dan segera lanjut menulis.

Begitulah, time tracking akan membantu kita untuk sadar, berapa banyak waktu yang sudah kita buang. Mendorong kita segera kembali ke pekerjaan awal, tanpa harus membuang waktu sia-sia untuk hal lainnya.

#5. Mudah membuat prioritas pekerjaan

Jumlah pekerjaan saya setiap hari tidak selalu sama. Dengan mengetahui rentang waktu di setiap pekerjaan, saya menjadi lebih mudah memutuskan mana pekerjaan yang harus saya selesaikan saat waktu lebih longgar, dan mana yang sebaiknya dikerjakan tanpa ada kata menunda (apapun yang terjadi).

#6. Membantu kita untuk lebih fokus pada satu pekerjaan dibanding multitasking

Dalam beberapa pekerjaan, multitasking kadang tidak efektif. Otak kita tidak dibuat seperti tentakel Squidwards, jadi sebenarnya kita tidak benar-benar mengerjakan banyak hal dalam satu waktu, hanya sekedar beralih dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya (kecuali jika pekerjaan yang lain bekerja dengan otomatis seperti masak nasi sambil masak, ya).

Dan saat melacak penggunaan waktu, saya merasa setiap pekerjaan seperti memiliki batas waktu. Tanpa sadar, saya menjadi terpacu untuk fokus, dan berniat untuk menyelesaikan sesuai dengan batas waktu yang saya inginkan.

Tips melacak penggunaan waktu

Jadi bagaimana, tertarik juga untuk melacak penggunaan waktu? Ada triknya agar kita tidak terlalu merasa terbebani (dan tetap bisa happy –> syarat wajib ini). Kuncinya cuma tiga kok; yaitu

• Jujur
• Konsisten
• Perhatikan pada detil

Percuma juga kan kalau kita mencatat waktu yang kita gunakan tapi nggak jujur? Ini kan bukan lomba, tapi perbaikan untuk diri sendiri kan? Dan tentu saja, pencatatan ini juga harus dilakukan dengan konsiten.

Dan detil yang saya maksud adalah detil pekerjaan. Setiap pekerjaan, even hanya ngupas pepaya, sebaiknya juga di masukkan.

Sahabat RPB dapat memilih pencatatan berdasarkan waktu atau berdasar pekerjaan.

Jika hendak berdasarkan waktu, gunakan timer saat hendak melakukan pekerjaan. Setelah selesai, catat apa yang telah Sahabat RPB lakukan selama menit tertentu. Jika hendak mencatat berdasar pekerjaan, cukup lakukan pekerjaan seperti biasa dan catat jam berapa saja Sahabat selesai dari pekerjaan satu ke pekerjaan lainnya.

Dengan aTimeLogger, pencatatan waktu dilakukan berdasarkan jenis pekerjaan. Dan ini yang saya pilih saat ini. Cukup pencet jenis pekerjaan pada kategori, dan aTimeLogger akan mencatat berapa menit waktu yang saya habiskan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

Selamat mencoba, dan semoga Sahabat menjadi lebih produktif di masa mendatang. See you at another productivity post!