Ada beberapa momen saya merasa tidak produktif. Bentuknya bisa berupa target tulisan tidak tercapai, deadline konten yang tidak dapat saya penuhi, atau tracking habit dibawah 10%. Pemicunya bisa beragam; kejadian sehari-hari yang menghabiskan energi, kurang tidur, terdistraksi oleh drama atau manwha, banyak pokoknya.
Meskipun sudah bekerja dari rumah bertahun-tahun, tapi kadang saya masih terbawa oleh suasana. Misalnya saat putri saya libur, dan dia hanya rebahan di kasur, ritme aktivitas saya pun ikut melambat. Atau seperti saat ini, ketika akhirnya pulang ke Temanggung, mau tidak mau saya harus kembali mengubah ritme aktivitas, yang seringkali harus mengikuti ritme orang lain.
Dari pengalaman inilah saya menyadari pentingnya mengelola waktu secara sadar. Seorang freelancer yang produktif perlu beraktivitas dengan intentional, fokus, dan aware dengan setiap waktu yang digunakan.
Berubah-ubahnya lingkungan juga seringkali membuat saya berpindah-pindah fokus, juggling dari satu task ke task yang lain. Dan sungguh, ini sangat melelahkan. Saya sepertinya sibuk, tapi tugas-tugas utama yang ingin diselesaikan malah terlewat.
Jika sudah mulai sering melewatkan tugas utama, bagi saya itu adalah tanda untuk kembali melakukan pelacakan waktu yang saya gunakan sehari-hari; kenapa saya merasa kehabisan waktu terus, tapi hasil yang saya peroleh jauh dari harapan.
Log activity, rahasia manajemen waktu freelancer
Ada satu hal yang sering luput dari kesadaran kita waktu adalah sumber daya yang terbatas. Tidak peduli apakah teman-teman seorang freelancer atau bukan, waktu kita hanya 24 jam sehari.
Dan meskipun seorang Freelancer memiliki kebebasan untuk mengatur waktu kerja, tapi jika ingin meningkatkan penghasilan atau menjadi seorang freelancer yang produktif, teman-teman perlu tahu bagaimana kebiasaan teman-teman dalam menggunakan waktu.
Kita mungkin memang sering mendengar nasehat;
“It is okay, if you’re not always be okay”
“It is okay if you have your own time frame work”
“It is okay kalau kamu punya metode disiplin sendiri”
Dan masih banya “okay-okay” yang lain lagi. Sayangnya, all of the “okays” ini bisa jadi bumerang bagi seorang freelancer, jika tidak dibarengi dengan self-management yang baik. Saya bisa bercerita seperti ini karena sudah mengalaminya sendiri.
Ada masa dimana saya punya begitu buaaanyaakkk alasan untuk menunda memulai pekerjaan alias procastinating. Dengan alasan, “Nggak papa kalau mau istirahat dulu”, “Nggak papa kalau mau nyantai dulu”, dan seterusnya. Cuma ya itu, saya lupa menetapkan waktu “nggak papanya” ini, akhire kebabalasan. Keasikan nonton drama korea, maraton manwha, novel, atau malah ngurusin para bayi hijau (baca: tanaman :D).
Jadi, jangan hanya memperhatikan tentang “it is okay” saja, sebagai freelancer amat-sangat-wajib utuk menepati jadwal dan apa yang sudah direncanakan. Tentu saja, kita semua tetap harus fleksible dengan waktu. Tapi sebaiknya dukung ke-fleksibelan tersebut dengan sistem mengelola waktu kerja juga.
Dari pengalaman trial metode mengatur waktu, saya menemukan jika memiliki sistem manajemen waktu yang tepat, bisa membantu kita saat aktivitas sehari-hari tidak berjalan seperti biasanya. Kapan-kapan saya tulis deh, apa beda sistem dan metode mengatur waktu itu (insya Allah).
Salah satu hal yang penting dalam membangun sistem manajemen waktu adalah tahu durasi setiap aktivitas yang ingin kita kerjakan. Dan karena alasan tersebut, saya berniat kembali melakukan pelacakan waktu aktivitas saya selama satu minggu. Saya ingin tahu bagaimana saya sebetulnya menggunakan waktu dalam kurun waktu tersebut.
Melacak waktu sebetulnya bukan aktivitas yang menyenangkan. Ribet dan repot. Teman-teman perlu bolak-balik melakukan pencatatan waktu setiap aktivitas. Sayangnya, tidak ada cara lain untuk tahu bagaimana waktu sehari-hari digunakan, selain dengan mencatat kegitan dan lama waktu untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Dan untuk memudahkan saya melakukan pelacakan waktu, saya biasa menggunakan aplikasi aTimeLogger. Ulasan tentang aplikasi ini dan bagaimana saya menggunakannya dapat tean-teman baca pada artikel “Susah Menyelesaikan Pekerjaan, karena Nggak Pernah Punya Cukup Waktu? Coba Cek Dengan Log Activity“
Manfaat melacak waktu untuk freelancer
Bagi seorang freelancer, “tahu kemana perginya waktu”, sangatlah penting. Karena bagi Freelancer, waktu termasuk dalam “modal kerja” meskipun sumber daya yang satu ini ga bisa kita hemat sedetikpun. Satu-satunya jalan terbaik hanyalah menggunakan sebaik mungkin untuk aktivitas yang intentional.
Selain alasan-alasan tadi, setidaknya ada 6 alasan utama lainnya mengapa melacak waktu itu krusial bagi freelancer
6 Alasan pentingnya melacak waktu untuk freelancer
#1. Landasan membuat sistem kerja
Kunci produktivitas itu sebetulnya satu, sistem yang paling tepat untuk bantu kita menyelesaikan pekerjaan yang kita rencanakan. Jadi, tolok ukurannya bukan “berapa hasil”, tapi “bagaimana menghasilkan”.
Sebagai seorang freelancer,- demi meningkatkan pendapatan,- seringkali kita harus bekerja untuk beberapa klien. Tentu saja kita butuh perencanaan matang dan sistem yang tepat agar dapat menyelesaikan semua pekerjaan yang sudah kita sanggupi ‘kan?
Dengan melacak penggunaan waktu, kita akan tahu, pekerjaan mana yang membutuhkan sumber daya besar, namun hasil kecil, begitu juga sebaliknya. Contohnya pada pekerjaan saya, setelah melacak waktu kerja, akhirnya saya tahu, kalau untuk riset dan menulis artikel game itu butuh waktu lama, dibanding kalau harus menulis artikel kesehatan. Saya butuh waktu lebih dari satu setengah jam untuk menulis artikel game, karena sama sekali nggak tahu istilah-istilah yang digunakan dalam permainan, apalagi memainkannya. Padahal panjang artikel juga sama, 500 kata.
Pemahaman ini tentu membantu saya untuk lebih selektif dalam memilih topik pekerjaan yang diterima, atau jika memang saya ingin menguasainya, maka saya bisa menyisihkan waktu tersendiri untuk riset dan latihan menulis artikel dalam topik yang berbeda.
Melacak penggunaan waktu membantu kita untuk mengidentifikasi masalah dan membuat rencana strategis berikutnya.
Dan dengan menggunakan data pelacakan tersebut, kita juga bisa menganalisa sejauh mana keterampilan kita dalam manajeman waktu, apakah sudah efektif atau tidak.
#2. Membantu lepas dari prokrastinasi
Apa musuh terbesar Freelancer? Prokrastinasi, alias kebiasaan menunda, ntar-sok.
Bicara prokrastinasi, pikiran kita biasanya akan tertuju pada media sosial. Platform interaksi dan komunikasi ini memang sering disebut sebagai time vampires; istilah yang biasanya digunakan untuk menyebut kegiatan, atau hal yang menghabiskan waktu tanpa kita sadari.
Ironinya disisi lain, freelancers butuh untuk menghadirkan dirinya di lingkup digital, agar diri mereka mudah ditemukan oleh klien yang potensial. Freelancer yang berprofesi sebagai Social Media Specialist juga butuh banyak referensi dari platform digital ini. Potensi untuk drowning di media sosial memang sangat besar. Karenanya, agar tidak terjebak pada kegiatan scrolling berlebihan, seorang freelancer perlu melacak penggunaan waktunya di media sosial.
Nggak masalah sih, tetap update dengan berita terkini. Bagaimanapun, media sosial, platform berita, bisa jadi sumber referensi. Lihat saja televisi saat ini, bahkan sering menggunaka media sosial sebagai sumber berita terbaru kan?
Hanya, saja kegiatan ini akan menjadi masalah jika membuat kita terjebak scroll beranda dan melupakan tenggat waktu pekerjaan. Even, seorang media sosial officer pun, wajib fokus pada apa yang sedang dikerjakan, nggak boleh larut scroll explorer dengan alasan riset.
Teman-teman boleh saja mengaku sebagai deadliners warrior. Tapi ini juga akan menjadi masalah jika kemudian kualitas pekerjaan dipertanyakan.
Kreativitas memang kadang muncul disaat kepepet, tapi pernah nggak terpikir, seandainya penyelesaian pekerjaan itu ternyata membutuhkan waktu lebih lama dari yang ktia rencanakan? Dan karena tenggat waktu sudah datang, akhirnya kita hanya menyelesaikan seadanya saja. Kira-kira bagaimana hasilnya, tuh?
Sebagi blogger saya sering banget mengalami ini. Misalnya nih, pengen ikut lomba. Merasa topiknya bisa saya kuasai, maka prioritas saya buat ringan, jadwal nyicil ke-skip pun tidak saya pemasalahkan. Saat mendekati deadline, ide berhamburan, dan ketika sampai pada outline, baru sadar jika ingin hasil maksimal, artikel tersebut tidak akan selesai dalam kurun waktu 1-2 jam saja. Rugi, deh akhirnya
Karena itulah, baik untuk alasan research, rehat, atau alasan lainnya, lacaklah penggunaan social media teman-teman. Apalagi kalau scrollingnya karena alasan pekerjaan. Kebablasan pakai bisa fatal. Waktu kerja tercatat lama, tapi hasil ga ada. Wah!
Atau kalau ga mau ribet, hidupkan saja pembatasan waktu penggunaan aplikasi. Begitu batas waktu penggunaan habis, otomatis aplikasi akan terkunci dan hanya bisa diakses keesokan harinya.
Dengan melacak penggunaan waktu, kita akan lebih aware dan akhirnya membuat keputusan cerdas terkait waktu yang kita miliki.
#3. Menghindarkan dari multitasking
Setelah tahu manfaatnya untuk melawan prokrastinasi, kita juga perlu mempertimbangkan hal lain yang sering bikin kita tidak efisien: multitasking
Multitasking memang sepertinya mempercepat pekerjaan, tapi sayangya, berpindah satu fokus ke fokus lainnya hanya akan membuat waktu bekerja kita menjadi lebih lama. Karena pada dasarnya, otak kita pun desainnya hanya bisa melakukan satu pekerjaan.
Melacak penggunaan waktu adalah salah satu cara untauk menghindari multitasking. Nggak percaya? Ya, coba aja tracking time saat mengerjakan beberapa pekerjaan, pasti susah.
Tujuan dari melacak penggunaan waktu adalah tahu berapa lama kita bisa menyelesaikan satu pekerjaan, dan karena kita fokus pada melacak waktu, kita akan cenderung menghindari switching task. Fokus hanya pada satu pekerjaan yang kita lacak waktunya.
#4. Lebih selektif memilih klien
Seperti yang saya contohkan diatas, bila kita tahu ternyata waktu yang kita butuhkan untuk mengerjakan pekerjaan dari klien A lebih lama dibanding klien B, kita akhirnya akan berpikir ulang menerima pekerjaan serupa.
Selain itu, saat ini masih masih banyak juga lho, klien yang minta kita melakukan pekerjaan A-Z tapi nggak mau menaikkan rate atau memberikan tambahan pembayaran. Bolak-balik minta revisi, dan kelengkapan ini itu. Apalagi kalau pekerjaan kita berdasarkan jam (hour rate), maka pencatatan waktu akan sangat berguna bagi kita untuk negosiasi dan menunjukkan jika kita sudah bekerja sesuai perjanjian.
Butuh ide menjawab wawancara kerja? Artikel ” 5 Daftar Pertanyaan saat Wawancara Kerja ” ini Mungkin Membantu
#5. Membuat keputusan finansial lebih baik
Yang satu ini, tentu sudah jelas banget kan, ya. Ngapain kita mengerjakan pekerjaan yang membutuhkan waktu pengerjaan lebih lama tapi dengan penghasilan yang lebih rendah? Buat saya sih, itu “bunuh diri” namanya.
Yo, nggak papa sih kalau sesekali. Misal untuk kerja volunteer, meningkatkan portofolio, oke aja. Tapi sebaiknya tidak dilakukan selamanya. We need to pay our data bills, right?
#6. Tahu kapan waktunya mendelegasikan pekerjaan
Ingin meningkatkan pendapatan tapi waktu selalu habis untuk menghitung pajak, biaya operasional, menjawab chat klien, atau malah gawean rumah? (itu akuuuu).
Jika itu sering terjadi, itu tandanya kita mulai butuh untuk mendelegasikan tugas-tugas kita. Bentuknya bisa macam-macam, sih. Misal outsource pekerjaan managerial seperti keuangan dan pajak, atau malah pekerjaan rumah tangga. Eh, kalau tugas kedua mungkin lebih tepat buat para emak freelancer, ya. Biar mamak bisa lebih fokus kerja dan nggak stres karena beban pekerjaan yang banyak. (tolong jangan julid, “emak kerja nggak boleh lupa tugas utama, ngurusin rumah …”; karena menurutku, dua hal itu berbeda Kapan-kapan aku tulis pendapatku tentang itu).
So, sekarang setuju ya, kalau melacak waktu itu penting buat freelancer. Sekarang tinggal mikir nih, bagaimana sebaiknya cara melacak waktu kita.
Cara melacak waktu bagi freelancer
Seperti yang saya ceritakan diatas, kalau kita bisa melacak waktu kita dengan dua cara, yaitu menggunakan aplikasi atau dicatat konvensional, tulis di buku kertas, whatever. Senyaman teman-teman saja.
Saya sendiri tetap dengan aTimeLogger untuk melacak seluruh penggunaan waktu sehari-hari. Tapi khusus untuk pekerjaan, saya menggunakan aplikasi project management TickTick.
Jika lebih suka dengan mencatat, bisa lakukan setiap break makan siang dan malam hari saat hendak tidur. Kan masih ingat tuh, kegiatan yang dilakukan dalam sehari.
Khusus untuk pencatatan waktu sehari-hari, teman-teman cukup melakukannya seminggu saja. Setelah itu, segera lakukan re-schedule, atau jika tidak mungkin, rapikan saat weekend.
Oya, warning, ya; kegiatan mencatat waktu ini biasanya mulai goyah di hari ketiga. Godaan malasnya itu, Subhanallah pokoknya. Jika hal tersebut terjadi, tetap usahakan mencatat ya, agar teman-teman bisa segera membangun sistem produktivitas teman-teman sendiri.
Mencatat waktu meskipun terasa merepotkan, tapi percayalah, aktivitas ini adalah langkah awal menuju sistem kerja yang lebih stabil dan produktif.
Selamat mencoba, dan salam produktif.
Rahayu Pawitri untuk rahayupawitriblog.com
