5 Tools Produktivitas yang Bisa Membantu Ibu Mengatur Waktu dengan Baik

Sedang berusaha mengatur waktu dengan baik? 5 Tools produktivitas ini mungkin bisa membantu (Photo by rawpixel.com from Pexels)

Sudah beberapa bulan ini post “8 Hal yang Dapat Membantu Ibu Rumah Tangga Mengatur Waktu” laris dikunjungi setiap hari. Senang rasanya karena trafik pun jadi meningkat. Tapi jujur saya lebih senang karena mulai banyak kawan yang juga bergerak ingin memanfaatkan waktunya dengan baik.

Bagi ibu rumah tangga, apalagi jika juga bekerja dari rumah, menggunakan waktu dengan efektif dan seproduktif mungkin adalah impian, cita-cita sepanjang masa. 😊

Termasuk juga untuk saya. Bertahun-tahun saya belajar bagaimana mengatur waktu dengan baik. Terlebih sejak memutuskan bekerja dari rumah, yang otomatis disiplin dan juga kemampuan mengatur waktu termasuk modal utama.

Tools produktivitas yang bisa membantu ibu mengatur waktu dengan baik

Sebelum ngobrolin tools apa saja yang bisa ibu gunakan untuk mengatur waktu sehari-hari, saya ingin menyelaraskan arti produktivitas dulu.

Saat ini saya menganut pengertian produktivitas ala coach Darmawan Aji, yaitu

Mengeluarkan input sesedikit mungkin untuk mendapatkan output sebesar mungkin

Artinya kita mengerjakan pekerjaaan dalam waktu sesingkat mungkin tapi menghasilkan produk yang berkualitas, dan dengan kuantitas yang seperti kita harapkan.

Jadi, tidak berarti bisa mengerjakan banyak hal dalam satu waktu aka. multitasking atau menghasilkan banyak perkerjaan dalam satu waktu tapi dengan hasil sekedarnya.

Contohnya nih, kalau masak ya, sambil jawab orderan di WA, atau nungguin anak ngerjain PR. Tapi setelahnya lupa mencatat detil order, masakan gosong sebagian, dan malah marah sama anak karena PR-nya nggak kelar-kelar.

Sebaliknya, bila Sahabat adalah seorang penjual online, maka dalam rentang waktu tertentu Sahabat dapat mengunggah promo, dan kemudian mencatat detil order dengan rapi (agar kelak tidak perlu mengulang bertanya), tapi masih punya waktu untuk menemani anak ngerjain PR dengan happy.

So, how to do it? 

Saya mulai rencana produktif saya dengan log activity saya. Istilah gampangnya, mengetahui rentang waktu yang saya butuhkan untuk mengerjakan satu pekerjaan, dan kemudian mencoba menyusun to-do-list yang tentu saja, sesuai dengan log activity.

Karena kegiatan itu kadang sedikit agak ribet, saya menggunakan beberapa tools. Dan berikut ini adalah 5 tools produktivitas yang biasa saya gunakan untuk mengatur waktu.

1. aTime Logger

Sebetulnya, saya kenal tools ini baru beberapa bulan terakhir, dan  justru merupakan tools produktivitas terbaru yang saya pasang di handphone.

Tools ini saya temukan setelah jadi “pengikut” Darius Foroux, seorang businessman dan productivity enthusiast.

aTime Logger merupakan aplikasi untuk mencatat waktu yang kita gunakan sehari-hari. Aplikasi ini sangat bermanfaat untuk mengetahui durasi kegiatan yang kita lakukan, atau yang biasa kita kenal dengan log activity.

Apa itu Log Activity? Sahabat bisa membacanya pada artikel “Log Activity“.

2. Pomodoro

Pomodoro ini sebetulnya hanyalah timer biasa. Tekniknya ditemukan oleh seorang mahasiswa yang sebel pada dirinya sendiri karena tidak pernah bisa menyelesaikan tugas-tugas kuliahnya.

Jadi dia menggunakan timer (waktu itu hanya timer analog) untuk “memaksa” dirinya sendiri fokus pada satu pekerjaan.

Saya memilih menginstalnya, karena selain bisa digunakan sebagai timer, saya juga bisa menggunakan aplikasi ini untuk memasang target dari pekerjaan saya.

Misalnya jika selama ini nulis 500 kata selama 2 kali sesi Pomodoro 25 menit, maka dilain waktu, jika perlu, saya (harus) bisa menyelesaikannya cukup satu sesi saja.

Untuk mengetahui cara menggunakan pomodoro agar bisa membantu ibu lebih produktif, silahkan lihat gambar di bawah ini.

Mudahnya, kira-kira seperti ini:

1. Tentukan jenis pekerjaan yang harus diselesaikan. 
2. Set waktu untuk melakukan pekerjaan tersebut. Biasanya 25 menit bagi mereka yang telah terbiasa menggunakan teknik ini. Dan 40 menit untuk para pemula. Selama rentang waktu tersebut, ibu harus fokus pada pekerjaan yang telah ibu tentukan. 
3. Berhenti selama lima menit setelah satu sesi pomodoro, dan 15-30 menit setelah 3 kali sesi pomodoro. 

Pomodoro sangat membantu jika ibu:

• Memiliki banyak to do list yang harus dikerjakan setiap hari
• Sulit untuk fokus
• Sering merasa tidak pernah bisa menyelesaikan pekerjaan dengan sempurna

3. Pocket

Ini merupakan aplikasi favorit kesayangan saya. Biasanya, saat menjelajah di perpustakaannya mbah Google, saya sering banget menemukan artikel yang keren untuk dibaca, dipraktekkan, dan/ atau dibagikan.

Karena bookmark seringkali membuat browser berat, plus bacanya harus online, saya akhirnya pilih menggunakan aplikasi ini.

Saya suka karena saya bisa menyimpan sebanyak-banyaknya artikel di aplikasi ini, dan tidak perlu harus online untuk membacanya. Bisa dibilang seperti buku eletronik lah.

Untuk bekerja dengan produktif, ibu perlu fokus. Dan agar tidak mudah terdistraksi, mengumpulkan ide-ide yang leintas sangatlah penting.

Nah, si Pocket ini, bisa ibu gunakan untuk mengumpulkan link artikel yang mungkin hendak ibu baca atau ibu ingin praktekkan nanti.

4. Google Keep

Dulu saya gunakan aplikasi ini untuk mengatur jadwal, menyimpan referensi tulisan, juga menulis catatan apapun yang ingin saya tulis nanti. Dulu saya suka aplikasi ini, karena catatan penting atau to-do-list dapat saya tampilkan pada layar handphone, tanpa saya perlu membuka aplikasi.

Tapi sekarang Google Keep sepertinya sudah mulai berubah fungsi. Jadi, saya hanya menggunakannya sebagai catatan saat sedang di luar rumah atau menyimpan ide blog yang tiba-tiba nongol, sementara di waktu yang sama, saya sedang tidak terkoneksi dengan internet.

Sisi kerennya dari Google Keep ini, kita juga bisa menyimpan foto plus catatan terkait foto tersebut. Yah, mirip-mirip Evernote lah, tapi menurut saya, Google Keep ini lebih okay, karena lebih sedikit menggunakan memori handphone, gratis, dan mudah disinkronkan dengan aplikasi Google lainnya.

5. Notes book

Orang bilang, yang konvensional itu kadang yang terbaik. Saya mengamini “kata orang” ini.

Dulu, kalau sudah punya jadwal apa saja yang harus dikerjakan setiap jam, dan tiba-tiba ada gangguan, reschedule-nya jadi susah, karena saya harus mengedit seluruh kegiatan. Ya, kalau isinya hanya satu-dua pekerjaan sih, paling beberapa menit. Lha, kalau itemnya sampai 20; mau reschedule saja sudah malas!

Beda halnya kalau pakai buku, tinggal hapus, sret…! Selesai deh, planner barunya.

Itulah 5 tools sederhana, plus hemat memori yang bisa ibu gunakan untuk mengatur waktu dengan baik.

Bagaimana dengan para ibu Sahabat RPB, tools produktivitas apa saja yang sudah ibu gunakan selama ini? Share dong, di kolom komentar.