Bulan ini saya mencoba teknik 168h untuk mengatur jadwal kerja dan aktivitas harian. Alasan saya mencoba teknik ini adalah karena saat ini ada banyak pekerjaan yang tidak bisa saya delegasikan, dan saya tidak tahu apakah waktu 24 jam saya akan cukup.
Dengan melihat waktu dalam timeframe 168 jam (24 jam x 7 hari), saya bisa melihat gambaran besar dan mengetahui secara pasti kapasitas waktu yang saya butuhkan untuk menyelesaikan semua tugas.
Hari Minggu itu, saya menutup hari dengan perasaan puas banget. Jadwal seminggu sudah rapi, target jelas, prioritas pas, dan porsi istirahat juga cukup. Meski proses re-planning tersebut melelahkan secara mental (dan fisik), saya sangat lega melihat hasilnya.
Senin pagi pun tiba. Usai mengantar si Nduk sekolah, lanjut stretching dan olahraga ringan, saya siap duduk di meja kerja. Tiba-tiba kabar duka datang; salah seorang saudara saya meninggal karena serangan jantung.
Seketika saya lupa semua daftar kerjaan dan bergegas ke rumah duka. Laptop dan tablet bahkan lupa saya matikan.
Sore harinya, saat kembali ke rumah, saya baru teringat daftar pekerjaan yang akhirnya terlewatkan. Pikiran saya saat itu hanya satu: apa hal paling kecil dan berdampak yang bisa saya selesaikan? Sayangnya, mungkin karena masih dalam suasana berduka, rasanya sulit sekali untuk fokus dan mengekseskusi to-do list. Satu persatu, planning yang sudah saua buat dengan rapi, rontok begitu saja.
Jadwal Kerja Berantakan, Apa yang Harus Dilakukan?
Seperti yang saya ceritakan di atas, hari Senin itu salah satu saudara dari pihak Bapak meninggal dunia. Seolah janjian, hari Rabu salah seorang saudara dari pihak Ibu meninggal dunia. Subhanallah. Rasanya seperti dapat hantaman berkali-kali.
Sebetulnya, pada hari Selasa saya sudah berniat menyelesaikan pekerjaan yang tertunda. Merasa butuh duduk lebih lama dan badan juga terasa pegel, saya memilih yoga terlebih dahulu. Kelihatannya kegitan ini memang baik, dan lebih sehat. Namun, bagi saya, olahraga di pagi hari bisa menjadi awal disaster jika tidak dilakukan sebelum jam 7 pagi.
Karena di hari Selasa itu saya olahraga setelah antar anak sekolah, badan jadi lebih berkeringat Saya pun duduk meepas lelah sambil baca buku, lanjut sarapan, dan akhirnya hanya switch tasks kecil sampai jam 11 pagi—jam saya mulai ngantuk dan ga bisa fokus kerja.
Saat itu saya tetap mencoba mengikuti jadwal. Sementara to-do pagi yang sudah direncanakan. Saya pikir, tugas-tugas tersebut bisa dipindahkan ke malam hari atau digeser di hari Rabu.
Namun, begitulah manusia yang sering dihinggapi optimism bias. Memindahkan blok waktu di dunia nyata, tidak semudah menggeseer kotak di Google Calendar. Waktu malam saya sudah penuh dengan jadwal ibadah, membaca buku, serta hapalan Al-Qur’an. Mengubah kebiasaan malam hari tidak semudah teori. Apa yang sudah menjadi rutinitas, sering kali berjalan otomatis, sehingga lupa pada jadwal dadakan yang baru disiapkan.
Akhirnya, uji coba sistem 168H saya gagal, jadwal kerja berantakan. Akibat rentetannya, jadwal di minggu selanjutnya pun kacau. Sebel rasanya!
Seperti reaksi orang pada umumnya saat jadwal berantakan, insting pertama saya adalah memindahkan blok waktu dan memutuskan untuk lembur. Namun, jadwal minggu tersebut sudah sangat penuh, dan jujur saja, fisik saya sudah tidak sekuat dulu untuk lembur. Di atas jam 10 malam, rasanya sudah tidak mungkin bisa fokus kerja.
Merasa bingung menyusun ulang daftar pekerjaan, saya akhirnya mencari referensi di Google tentang apa yang sebenarnya perlu saya dilakukan saat jadwal kerja berantakan. Dari beberapa rujukan, ada dua langkah yang seharusnya menjadi counter-strategy saya:
#1. Anggap kegagalan sebagai data
Artinya, saat jadwal kerja kacau, ubah sudut pandang dari menghakimi diri sendiri (emotional response) menjadi menganalisis masalah (analytical response).
Saat planning gagal dieksekusi, alih-alih merasa bersalah, frustasi dan menganggap diri kita tidak disiplin, jadikan kegagalan tersebut sebagai hasil eksperimen. Kegagalan memberikan informasi (data) tentang apa yang tidak berfungsi dalam sistem kerja kita saat ini.
Pada kasus saya, menumpuknya pekerjaan sebetulnya tidak hanya karena gangguan dari luar (berpulangnya saudara), melainkan juga karena saya salah menentukan prioritas. Semua tasks saya anggap punya bobot yang sama, baik itu tasks untuk mantain (tasks yang terkait pekerjaan harian) maupun tasks yang berorientasi masa depan (membangun portofolio, belajar, update CV, dan lain sebagainya). Akibatnya, saat pekerjaan menumpuk, saya otomatis memprioritaskan tasks yang harus selesai hari itu juga. Hasilnya? Di akhir minggu atau akhir bulan, saya sering merasa bersalah karena tidak membuat progress berarti untuk project pribadi saya.
Solusinya apa? Cek poin kedua.
#2. Prioritaskan Ulang
Nasehat ini klasik. Dan saya rasa by default kita semua tahu jika jadwal kerja berantakan, maka hal yang harus dilakukan adalah menyusun ulang dengan membuat prioritas baru. Yang menjadi tantangan adalah, task mana yang harus didahulukan dan bagaimana cara membuat bobotnya?
Jika semua deadline tugas saya yang menentukan, biasanya saya menggunakan metode dalam artikel “Cara Menentukan Prioritas untuk Pekerja dari Rumah“. Namun kali ini, saya mencoba menata ulang semua tugas yang sudah saya masukkan dalam to-do list dengan membaginya menjadi tiga kategori:
- Kategori CORE: Pekerjaan saat ini, kewajiban sebagai ibu dan kepala rumah tangga, serta tugas pribadi seperti ibadah, olahraga, journaling, dan membaca buku. Kategori ini membantu saya “mengakui” jika urusan domestik dan rutinitas harian termasuk beban kerja nyata yang juga membutuhkan alokasi waktu, tidak hanya sekedar tugas.
- Kategori ACTIVE GROWTH: Satu proyek yang penting untuk masa depan. Tujuan kategori ini adalah membatasi fokus untuk mengurangi optimism bias. Dengan membatasi proyek yang berjalan, eksekusi menjadi lebih terarah dan mungkin dilakukan (tidak hanya sekedar wacana).
- Kategori BACKLOG/ OPPORTUNITY: Hal-hal yang ingin saya kembangkan tapi belum perlu untuk saat ini. Berfungsi sebagai “tempat sementara” ide agar saya tidak merasakan beban kognitif berlebih, sekaligus menghilangkan rasa bersalah ketika sebuah rencana belum bisa dieksekusi saat waktu memang sudah penuh dengan tasks dari kategori CORE dan ACTIVE GROWTH
Untuk ekesekusi mingguannya, selain semua tugas CORE, saya menambahkan 2-3 tasks dari active growth, misalnya merapikan portofolio, update CV, dan mengumpulkan bahan untuk konten branding. Task active growth tidak saya kerjakan bersamaan, melainkan satu per satu. Setelah merapikan portofolio selesai, baru update CV, kemudian konten. Tujuannya agar saya tidak melihat tasks yang terlalu banyak, sehingga memicu kecenderungan menunda.
Jadi, jika teman-teman saat ini menghadapi jadwal pekerjaan yang berantakan, maka jangan-jangan buru-buru menetapkan jam lebur. Lebih baik lakukan review terlebih dahulu, karena sebetulnya tidak semua tasks perlu selesai dalam kurun waktu yang sama. Semoga membantu. 🙂
